З метою створення рівних умов в конкуренції між архівними установами та професійними дослідниками Комітетом надано обов’язкові для розгляду рекомендації Міністерству юстиції України та Державній архівній службі України.
Законодавством України передбачено, що архівні установи забезпечують облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, формування Національного архівного фонду, здійснюють науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства.
Одночасно з цим архівні установи можуть надавати за плату послуги, перелік яких затверджений постановою Кабінету Міністрів України, зокрема, складати архівні довідки (копії, витяги) на тематичні, персональні (біографічні та генеалогічні) і майнові запити користувачів.
Дослідження генеалогії на замовлення фізичних осіб здійснюють також професійні приватні дослідники.
Тобто в частині проведення генеалогічних досліджень, архівні установи та професійні дослідники є фактично конкурентами, оскільки замовники можуть обирати суб’єкта, що буде проводити дослідження – державна установа чи професійний дослідник.
Наказом Міністерства юстиції України від 19.11.2013 № 2438/5, яким затверджено Порядок користування документами Національного архівного фонду встановлено заборону самостійного копіювання власними технічними засобами документи певних форматів.
Інформація із таких документів використовується користувачами НАФ при дослідженні генеалогії. Тобто професійним дослідникам (конкурентам архівних установ) створюються перешкоди в самостійному копіюванні окремих документів, внаслідок чого вони вимушені звертатися за послугою копіювання до архівних установ.
Встановлення такої заборони Міністерством юстиції України пояснює необхідністю збереження архівних документів. Однак, заборона самостійного копіювання документів, зокрема, за їх форматом, товщиною корінця справи тощо не є обґрунтованою, оскільки законодавством передбачено низку запобіжників для забезпечення схоронності архівних документів, в тому числі під час їх самостійного копіювання, зокрема, вимоги до технічних засобів копіювання, заборона використання спалаху, звукових сигналів та заборона використання контактних технічних засобів фіксуючих та притискних засобів, заборона докладання фізичних зусиль.
З метою забезпечення архівних документів архівні установи також можуть створювати фонд користування, у тому числі в цифровому вигляді, а копії для фонду користування виготовляються цілеспрямовано на документи, якими найчастіше користуються. На сьогодні інформація архівних документів, яка відображає родинну історію користується попитом.
Проект наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Змін до Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам», що розміщений на офіційному сайті Державної архівної служби України встановлює додаткові заборони щодо самостійного копіювання, зокрема, заборону копіювання з комерційною метою.
Таким чином дії Міністерства юстиції України та Державної архівної служби України з розробки та затвердження Порядку користування документами НАФ в зазначеній вище редакції, не сприяють розвитку конкуренції у сфері діяльності професійних дослідників і створюють додаткові необґрунтовані перешкоди, у зв’язку з чим Комітетом надано рекомендації:
1. Міністерству юстиції України:
1.1) при виконанні завдань із забезпечення формування державної політики у сфері архівної справи сприяти розвитку конкуренції у сфері діяльності професійних дослідників;
1.2) внести зміни до Порядку користування документами Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.11.2013 № 2438/5, з урахуванням інформації, викладеної в мотивувальній частині рекомендацій, з метою створення рівних умов в конкуренції між архівними установами та професійними дослідниками.
2. Державній архівній службі України при виконанні завдань з реалізації державної політики у сфері архівної справи сприяти дотриманню умов конкуренції архівними установами у взаємодії з професійними дослідниками.
Строк розгляду рекомендацій – 30 днів з дня їх отримання.